Thẻ lưu trú – thủ tục quan trọng du học sinh cần biết

Thẻ lưu trú là vấn đề bạn buộc bạn phải biết và quan tâm khi đang có dự định du học Nhật Bản vừa học vừa làm.  Đây là thủ tục không thể thiếu để bạn sinh sống, học tập và làm việc tại đất nước mặt trời mọc. Vậy thẻ lưu trú là gì? Cách đăng kí thẻ lưu trú khi đến Nhật Bản như thế nào? Và tất cả những thông tin khác liên quan đến việc làm và sử dụng thẻ lưu trú tại Nhật sẽ được bật mí sẽ được tổng hợp trong bài viết dưới đây. Hy vọng những thông tin được Thăng Long OSC chia sẻ sẽ phần nào giúp ích cho những bạn trẻ đang chuẩn bị hồ sơ du học.

Thẻ lưu trú là gì ?

Thẻ lưu trú là thẻ được cấp bởi Cục quản lý nhập cảnh dành cho những người lưu trú trung và dài hạn, trên thẻ có ghi rõ những nội dung liên quan đến việc lưu trú như việc cho phép nhập cảnh, cho phép thay đổi tư cách lưu trú, cho phép kéo dài thời gian lưu trú.

Mỗi khi có thay đổi những nội dung liên quan đến việc lưu trú trên thẻ lưu trú, những thủ tục như thay đổi nội dung hay phát hành thẻ đều được thực hiện tại Cục quản lý nhập cảnh nên thẻ lưu trú có thể được sử dụng để thay thế cho “Chứng minh thư” mà trên đó Bộ trưởng Bộ tư pháp (của chính phủ Nhật Bản) chứng minh rằng người có giấy này có tư cách lưu trú hợp pháp.

Vì vậy, khi người nước ngoài bị yêu cầu chứng minh giấy tờ tùy thân, có thể sử dụng thẻ lưu trú hoặc thẻ công dân. Những lúc cần chứng minh như khi làm thẻ ngân hàng, kí hợp đồng dùng điện thoại di động, thuê nhà hoặc dự thi.

Những người nước ngoài khi đến Nhật sẽ phải làm thủ tục thẩm tra nhập cảnh tại sân bay hoặc cảng, đối với những người có thời gian lưu trú trung và dài hạn (người lưu trú trên 3 tháng), trên hộ chiếu sẽ được đóng dấu cho phép nhập cảnh và được cấp thẻ lưu trú trên đó có ghi rõ tư cách lưu trú. (Đối với những người chỉ tạm trú ngắn hạn sẽ không được cấp thẻ lưu trú mà chỉ được đóng dấu tư cách tạm trú ngắn hạn lên hộ chiếu). Với những người lưu trú trung và dài hạn, trong vòng 2 tuần sau khi nhận thẻ lưu trú, hãy đến cơ quan hàng chính tại nơi ở để đăng kí lưu trú và được ghi địa chỉ nơi ở vào mặt sau của thẻ lưu trú.

Những điều cần biết về thẻ lưu trú

Nghĩa vụ mang theo và trình thẻ lưu trú: Người có thẻ lưu trú có nghĩa vụ mang theo và trình thẻ lưu trú. Không chỉ làm căn cứ xác nhận đương sự tại những nơi cơ quan hành chính địa phương mà cũng có trường hợp bị cảnh sát yêu cầu cho xem thẻ trên đường. Nếu không mang theo có thể bị phạt dưới 200.000 yên. Bạn cần phải hết sức lưu ý vì có thể bị nghi ngờ là người lưu trú bất hợp pháp. Hãy luôn mang theo thẻ lưu trú bên người. Tuy nhiên người nước ngoài dưới 16 tuổi không có nghĩa vụ này.

Hãy ghi chép lại số thẻ lưu trú vào sổ tay: Hãy ghi chép lại số thẻ lưu trú vào sổ tay của bạn. Khi mất thẻ lưu trú, nếu bạn có ghi sẵn số thẻ, bạn có thể xin cấp thẻ mới một cách nhanh chóng

Khi làm mất thẻ lưu trú và muốn cấp lại: Trường hợp bạn làm bẩn hoặc làm mất thẻ lưu trú, bạn có thể xin Cục quản lý nhập cảnh cấp lại thẻ mới. Ngoài ra, khi muốn đổi thẻ lưu trú mới ví dụ như khi muốn thay đổi ảnh trong thẻ lưu trú, bạn cũng có thể xin cấp thẻ mới. Trường hợp này sẽ bị tính phí là 1.300 yên.

Phải xử lý thế nào khi có nội dung cần thay đổi trên thẻ lưu trú?

Khi thay đổi tư cách lưu trú hay thay đổi danh phận dẫn đến việc phải thay đổi nội dung ghi trên thẻ lưu trú thì trong vòng 14 ngày phải báo cáo với Cục quản lý nhập cảnh và tiến hành làm thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền để được thay đổi nội dung ghi trên thẻ.

-          Khi thay đổi chỗ ở: Khi chuyển nhà, bạn phải làm đơn chuyển đi gửi đến cơ quan có thẩm quyền nơi ở cũ để nhận giấy chứng nhận chuyển đi, sau đó trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến, bạn phải nộp đơn xin chuyển đến đến cơ quan có thẩm quyền ở nơi ở mới. Ngoài ra, thẻ bảo hiểm sức khỏe là do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương nơi lưu trú cấp cho nên bạn phải trả lại thẻ cũ cùng với đơn chuyển đi và nhận thẻ mới khi nộp đơn xin chuyển đến.

-           Những thay đổi khác ngoài việc thay đổi chỗ ở: Khi có những nội dung khác thay đổi ngoài việc thay đổi địa chỉ chỗ ở, bạn phải báo cáo đến Cục quản lý nhập cảnh. Việc thay đổi nội dung như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, địa phương được thực hiện ở Ban Thẻ lưu trú ở Cục quản lý nhập cảnh. Khi được phép kéo dài thời gian lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú, bạn sẽ được cấp thẻ lưu trú mới.

Thẻ lưu trú và việc tái nhập cảnh

Khi rời Nhật Bản mà không làm thủ tục tái nhập cảnh thì lúc quay lại Nhật bạn sẽ phải làm thủ tục xin cấp giấy chứng nhận xác nhận tư cách lưu trú 1 lần nữa để được cấp visa nhập cảnh.
Tuy nhiên nếu có thẻ lưu trú thì cũng được xem là có phép tái nhập cảnh, nên nếu bạn rời khỏi Nhật trong thời gian dưới 1 năm thì khi quay lại Nhật bạn chỉ cần trình thẻ lưu trú cũng với hộ chiếu là có thể tái nhập cảnh.
Khi bạn rời khỏi Nhật Bản thời gian trên 1 năm, trước khi rời Nhật Bản bạn cần làm thủ tục xin tái nhập cảnh tại Cục quản lý nhập cảnh. Chi phí là 3.000 yên cho 1 lần xuất nhập cảnh và 6.000 yên nếu bạn xuất nhập cảnh nhiều lần. Bạn sẽ được đóng dấu cho phép tái nhập cảnh lên hộ chiếu.

Nghĩa vụ hoàn trả lại thẻ lưu trú khi rời Nhật Bản

-          Khi bạn rời Nhật mà không quay lại: Khi làm thủ tục xác nhận xuất cảnh tại sân bay bạn phải nộp thẻ lưu trú, nhưng sẽ được trả lại thẻ sau khi thẻ bị đục lỗ và trở nên vô hiệu.

-          Có dự định quay lại khi xuất cảnh nhưng sau đó không quay lại: Vì bạn cầm thẻ lưu trú khi xuất cảnh, nên hãy gửi lại thẻ lưu trú bằng đường bưu điện theo địa chỉ dưới đây.

-          Khi đương sự tử vong: Nếu đương sự tử vong thì trong vòng 14 ngày, người thân của đương sự hãy nộp lại thẻ lưu trú. Có thể mang trực tiếp đến cục quản lý nhập cảnh gần nhất hoặc gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ dưới đây.

Địa chỉ nộp lại thẻ lưu trú: 〒135-0064 Tokyo-to, Koto-ku, Aomi 2-7-11 Tokyo Kowan Godochosha 9F; Tokyo Nyukoku Kanri-kyoku, Odaiba Bunshitsu  (Phòng quản lý xuất nhập cảnh Tokyo, chi nhánh Odaiba)

Chú ý: Người không nộp lại thẻ lưu trú có thể bị phạt khoản tiền lên đến 200.000 yên. Trường hợp không nộp lại khi xuất cảnh thì khi nào quay lại Nhật sẽ bị phạt.

Nghĩa vụ thông báo khi sở hữu thẻ lưu trú

Trong thời gian lưu trú, nếu chuyển việc, nghỉ việc, chuyển trường, nghỉ học, li hôn, ly thân hay tử vong thì trong vòng 14 ngày phải thông báo đến Cục quản lý nhập cảnh. Nếu nghỉ học hay chuyển trường, hãy nhanh chóng gửi thông báo qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp lên cục quản lý nhập cảnh. Nếu không thông báo sẽ bị phạt lên đến 200.000 yên, nếu thông tin gian lận sẽ bị phạt tù dưới 1 năm hoặc bị phạt lên đến 200.000 yên, ngoài ra còn có thể bị xóa tư cách lưu trú.

Địa chỉ gửi thông báo qua đường bưu điện : 〒108-8255 Tokyo-to, Minato-ku, Konan 5-5-30
Tokyo Nyukoku Kanri-kyoku, Zairyu Kanri Joho Bumon, Todokede Uketsuke Tantou
(Cục xuất nhập cảnh Tokyo, Phòng thông tin quản lý lưu trú, Bộ phận tiếp nhận thông báo)
Chú ý : Ghi bằng bút đỏ ở mặt trước phong bì chữ「届出書在中」 (Có giấy thông báo bên trong). Đồng thời, các giấy tờ cần gửi trong phong bì bao gồm 1 tờ thông báo và 1 bản copy thẻ lưu trú.

Thông tin tham khảo về chọn ngành, chọn trường, các thủ tục hoàn thiện hồ sơ du học, chi phí du học hay văn hóa Nhật Bản, cách học tiếng Nhật hiệu quả,… đều được cập nhật tại website của Thăng Long OSC. Quan tâm đến chương trình tuyển sinh du học Nhật Bản tự túc 2016 với nhiều ưu đãi hấp dẫn, mời bạn vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết.